Waarom kost het inboeken van inkoopfacturen accountants zoveel tijd?
Vrijwel elk accountantskantoor werkt inmiddels met een boekhoudpakket dat "automatische verwerking" van inkoopfacturen belooft. Toch is het inboeken van inkoopfacturen en bonnetjes voor veel kantoren nog steeds de post waar de meeste uren in verdwijnen — en waar cliënten het minst voor willen betalen. Dat is geen tegenstelling, maar het gevolg van waar die uren daadwerkelijk naartoe gaan.
Het probleem zit niet bij het boeken, maar ervoor
Een factuur die netjes en compleet binnenkomt, boekt een pakket vandaag de dag vaak prima automatisch. Het probleem is dat de meeste facturen en bonnetjes niet zo binnenkomen. Ze komen aan als PDF-bijlage in een mailbox die niemand structureel checkt, als foto van een bonnetje in een WhatsApp-groep, of als scan met een schuine hoek en een koffievlek. Voordat er iets geboekt kan worden, moet een medewerker die rommel eerst ordenen — en dat is handwerk dat geen enkel boekhoudpakket van je overneemt.
Waarom herkenning niet hetzelfde is als verwerking
Veel pakketten kunnen inmiddels tekst uit een PDF lezen: bedrag, datum, een BTW-percentage. Maar herkennen is niet hetzelfde als boeken. Een medewerker moet nog steeds controleren of het de juiste grootboekrekening is, of de kostenplaats klopt, en of dit niet toevallig de tweede keer is dat dezelfde factuur wordt aangeleverd. Bij elke afwijkende leverancier, elk ongebruikelijk bedrag en elke nieuwe cliënt begint die controle weer bij nul.
Wat dit een kantoor werkelijk kost
Reken het zelf even door: een factuur ordenen, controleren en boeken kost al snel enkele minuten, ook met slimme software. Vermenigvuldig dat met het aantal inkoopfacturen en bonnetjes per cliënt per maand, en met het aantal cliënten dat je kantoor bedient. Bij kantoren met tientallen MKB-administraties loopt dat op tot dagen werk per maand — werk dat zelden apart wordt gefactureerd en dus rechtstreeks van de marge afgaat.
Waar de winst wél zit
De kantoren die deze tijd terugwinnen, doen dat niet met "nog beter OCR", maar door de omweg weg te halen tussen het moment dat een factuur binnenkomt en het moment dat hij geboekt staat in het pakket van de cliënt: automatische herkenning, matching met eerdere boekingen, een goedkeuringsflow die niet via losse mails loopt, en een rechtstreekse koppeling met Exact, SnelStart, e-Boekhouden, Moneybird, Twinfield, AFAS of Visma — zodat er geen los exportbestand meer nodig is.
Zelf minder tijd kwijt aan inboeken?
We laten in twintig minuten zien hoe het bij jouw administratie zou werken.
Plan een live demo